Der Einsatz von Microsoft Word als Redaktionssystem

In vielen kleinen Unternehmen und Projektteams steht für redaktionelle Prozesse kein spezialisiertes Content-Management-System (CMS) zur Verfügung. Stattdessen greifen viele zur vertrauten Lösung: Microsoft Word. Die Anwendung ist weit verbreitet, leicht bedienbar und scheinbar für nahezu jeden Textzweck geeignet. Doch kann Word tatsächlich als Redaktionssystem dienen – oder stößt es dabei schnell an seine Grenzen?

Die häufigsten Stolperfallen

Der Einsatz von Word als Redaktionssystem bringt nicht nur Vorteile mit sich. Häufige Stolpersteine sind:

• Fehlende Strukturierungsfunktionen: Word bietet keine echte Inhaltsverwaltung wie ein Redaktionssystem.
• Begrenzte Teamarbeit: Paralleles Arbeiten an einem Dokument ist schwierig, auch wenn es in diesem Bereich in letzter Zeit durch die Verlagerung in die Cloud Fortschritte gibt.
• Mangelnde Versionierung: Änderungen lassen sich zwar nachverfolgen, eine kontrollierte Versionsverwaltung fehlt aber.
• Workflows sind schwer abbildbar: Es gibt keine integrierten Freigabeprozesse oder Rollensteuerung.
• Fehlende Datenanbindung: Eine Verbindung zu externen Datenquellen oder Datenbanken ist nicht ohne weiteres möglich.

Lösungen & Tipps

Trotz dieser Schwächen lässt sich Word mit ein paar gezielten Maßnahmen durchaus als einfaches Redaktionssystem einsetzen:

• Standardisierung durch Vorlagen: Nutzen Sie Dokumentvorlagen mit festgelegten Formatvorlagen zur Sicherstellung eines einheitlichen Layouts.
• Kommentare & Änderungsverfolgung: Für kleine Teams genügt die integrierte Änderungsverfolgung, um Bearbeitungsschritte transparent zu halten.
• Makros und Skripte nutzen: Wiederkehrende Aufgaben wie Formatierung oder Texteinfügungen lassen sich automatisieren.
• Exportfunktionen gezielt einsetzen: Durch das Speichern als PDF oder HTML können Inhalte effizient weiterverarbeitet werden.
• Bewusster Umgang mit Versionen: Speichern Sie bearbeitete Versionen manuell mit Versionsnummer oder Datum im Dateinamen, um den Überblick zu behalten.

Beispiel

Ein kleines Beratungsunternehmen mit fünf Mitarbeitenden setzt Microsoft Word erfolgreich für die Erstellung von Reports und Präsentationsdokumenten ein. Mithilfe individuell angepasster Vorlagen und einer internen Regelung zur Versionierung („v1.0“, „v2.1“ usw.) entsteht eine funktionierende Mini-Redaktionsumgebung – ganz ohne Redaktionssystem. Auch Freigaben erfolgen einfach über Kommentarfunktionen und Rückmeldungen direkt im Dokument.

Fazit

Microsoft Word ist kein vollwertiges CMS – aber für viele kleine Teams eine praktikable und kostengünstige Lösung. Mit standardisierten Vorlagen, etwas Disziplin bei der Zusammenarbeit und dem Einsatz von Automatisierungstools lässt sich Word in ein einfaches Redaktionssystem verwandeln.

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