An Technischen Dokumentationen wirken fast immer mehrere Personen aus unterschiedlichen Bereichen mit, und deren Arbeit ist klar verteilt:
- Fachkundige Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen liefern Inhalte und Daten; meist direkt schon in Word oder Excel – sei es eine Produktbeschreibung, eine Anweisung oder ein Datenblatt.
- Die technische Redaktion „veredelt“ diese Texte, formatiert visualisiert und strukturiert die Inhalte, stellt sicher, dass die Inhalte nach herrschenden Standards und Normen beschrieben werden und formuliert sie zielgruppengerecht.
Diese zentrale Rollenverteilung ist essenziell, denn sie stellt sicher, dass alle technischen Dokumente sowohl formal korrekt als auch inhaltlich konsistent sind – unabhängig davon, wie viele Personen an der Erstellung beteiligt waren. Dadurch, dass alle im Team mit Office-Produkten arbeiten, müssen die Texte nicht in XML-Strukturen transformiert werden, und dadurch bleibt der ganze Erstellungsprozess vollkommen kohärent.
Dadurch wird auch der Korrekturlauf erheblich einfacher und weniger fehleranfällig. Denn Texte, die wieder an die Fachleute zur Prüfung zurück gespielt werden, können ganz einfach mit den Bordmitteln von Microsoft Word überprüft und korrigiert werden – zum Beispiel über die sehr mächtige Änderungsfunktion: Sie erlaubt es, dass Korrekturen von sehr vielen Beteiligten ohne Reibungsverluste wieder in die Dokumentation zurückfließen.
Die Zusammenarbeit in Teams lässt sich aber nicht nur auf große Abschnitte einer Dokumentation, sondern auch auf einzelne Bausteine ausdehnen. Die lassen sich nämlich per Knopfdruck auslagern und durch ein externes Lektorat sehr einfach prüfen und anschließend wieder einlesen.
Gerade bei den Bausteinen, die vielfach in unterschiedlichen Dokumentationen verwendet werden, ist ein Vieraugenprinzip unerlässlich und ein wichtiges Merkmal im Umgang mit OfficeForms-Dokumentationen. Über entsprechende Filter kann genau festgestellt werden, wer welche Bausteine zuletzt bearbeitet hat, und ob die jeweiligen Bausteine fertig und freigegeben sind oder noch nicht.
Fazit
Das Arbeiten im Team mit Microsoft Word muss nicht in einem Formatierungschaos oder einer Versionsflut enden. Mit OfficeForms wird der Redaktionsprozess strukturiert, nachvollziehbar und arbeitsteilig. Fachautoren können sich auf den Inhalt konzentrieren, während der Redakteur die redaktionelle Qualität und formale Einheitlichkeit sicherstellt. So entsteht professionelle Dokumentation – effizient, modular und als Ergebnis einer perfekten Teamarbeit.
Ist das etwas für Sie? Probieren Sie es doch einfach einmal aus – mit unserer Demoversion oder einem unserer Angebote für Schulung oder Selbststudium.