Technische Dokumentationen flexibel strukturieren
Technische Dokumentationen enthalten oft Abschnitte oder Kapitel wie Einleitungen, Garantieerklärungen oder Beschreibungen zur Entsorgung, die so standardisiert werden können, dass sie eigene Teile bzw. Word-Dokumente bilden. Oder Dokumentationen sind so umfangreich, dass sie sich viel besser und performanter kapitelweise bearbeiten lassen.
Genau hier setzt die Modularisierungsfunktion von OfficeForms an: Sie ermöglicht es, Dokumentationen systematisch in kleinere, besser handhabbare Einheiten zu zerlegen – ohne den Überblick zu verlieren.
Ein Assistent führt Schritt für Schritt durch diesen Prozess: Bestehende Dokumente können automatisiert in Module aufgeteilt werden, etwa nach Kapiteln, Funktionsbereichen oder Produktkomponenten. Jedes dieser Module wird als eigenständige Einheit verwaltet – unabhängig vom Gesamtumfang der Dokumentation. Das erleichtert nicht nur die Pflege, sondern ermöglicht auch eine zielgerichtete Wiederverwendung von Inhalten.
Ein zentrales Merkmal dieser Funktion ist die Flexibilität beim Zusammenführen der Module: Anwender entscheiden selbst, welche Module oder Inhalte in ein neues Dokument übernommen werden sollen – und in welcher Reihenfolge. Dabei lassen sich auch individuelle Varianten eines Dokuments erzeugen, je nachdem, welche Zielgruppe oder welches Produkt berücksichtigt werden soll.
Modularisierung auf zwei Ebenen
Die Modularisierung ist dabei nicht auf ganze Kapitel oder Abschnitte beschränkt: Sie kann auch auf der Ebene einzelner Textbausteine erfolgen. So lassen sich selbst kleinste Inhaltseinheiten – zum Beispiel wiederkehrende Warnhinweise, technische Parameter oder Prüfschritte – separat pflegen und bei Bedarf in verschiedene Dokumente einbinden. Diese granulare Struktur zahlt sich besonders aus, wenn Inhalte in mehreren Sprachen, Produktlinien oder Konfigurationen verwendet werden sollen.
Ihre Vorteile im Überblick:
- Klare Strukturierung auch umfangreicher Dokumentationen
- Wiederverwendbarkeit von Inhalten über Projekte hinweg
- Zeitersparnis bei Pflege, Übersetzung und Aktualisierung
- Vollständige Kontrolle über Inhalte, Umfang und Reihenfolge
- Optimale Grundlage für Varianten- und Rollensteuerung
Mit der Modularisierungsfunktion von OfficeForms bleibt eine Dokumentation aus Sicht des Erstellers weiterhin übersichtlich und klar strukturiert. Redaktionern schaffen damit die Grundlage für nachhaltiges Informationsmanagement – effizient, skalierbar und perfekt auf ihre Prozesse abgestimmt.
Ist das etwas für Sie? Probieren Sie es doch einfach einmal aus – mit unserer Demoversion oder einem unserer Angebote für Schulung oder Selbststudium.