Was ist ein Redaktionssystem?
Ob Produktdokumentation, Handbücher, Schulungsunterlagen oder unternehmensweite Standardtexte: In vielen Organisationen müssen Inhalte strukturiert erstellt, verwaltet, gepflegt und veröffentlicht werden – oft in mehreren Varianten und Sprachen. Genau hier kommen Redaktionssysteme ins Spiel. Doch in der Praxis herrscht häufig Verwirrung: Was unterscheidet ein Redaktionssystem eigentlich von einem Content-Management-System (CMS), einem Translation-Management-System (TMS) oder einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)? Dieser Beitrag bringt Klarheit, erklärt Funktionen und zeigt, wo der Einsatz eines Redaktionssystems sinnvoll ist.
Viele Projektverantwortliche nutzen Begriffe wie CMS, Redaktionssystem und DMS austauschbar – dabei verfolgen diese Systeme völlig unterschiedliche Ziele. Wird ein falscher Systemtyp gewählt, führt das zu aufwendigen Anpassungen, ineffizienten Prozessen oder unzufriedenen Nutzer. Vor allem dann, wenn es um technische Inhalte, Variantenvielfalt oder Mehrsprachigkeit geht, ist ein spezialisiertes Redaktionssystem die richtige Wahl – kein Ersatz durch CMS, TMS oder DMS.
Was ein Redaktionssystem ausmacht
Ein Redaktionssystem (auch Component Content Management System, kurz CCMS) dient der modularen, strukturieren und wiederverwendbaren Erstellung und Pflege von Inhalten – typischerweise in der technischen Dokumentation, aber auch in Marketing, Vertrieb oder Schulung. Anders als klassische Textverarbeitung geht es hier nicht um ganze Dokumente, sondern um kleine Informationseinheiten, sogenannte Topics oder Bausteine, die zentral verwaltet, mehrfach verwendet und versioniert werden können.
Was ist kein Redaktionssystem?
Ein Redaktionssystem wird häufig mit anderen Systemen verwechselt, die ebenfalls Inhalte oder Dokumente verwalten – etwa CMS, TMS oder DMS. Doch die Ziele, Funktionen und Einsatzbereiche dieser Systeme unterscheiden sich deutlich. Eine klare Abgrenzung hilft dabei, die richtige Software für die jeweilige Aufgabe auszuwählen.
Content-Management-System (CMS)
Ein CMS dient vor allem der Verwaltung und Darstellung von Inhalten auf Websites oder Onlineportalen. Der Fokus liegt dabei auf der Gestaltung, Navigation, Benutzerführung und Veröffentlichung im Web.
Ein CMS eignet sich hervorragend zur Veröffentlichung von Inhalten, jedoch nicht zur modularen Erstellung oder Wiederverwendung von Informationseinheiten über verschiedene Ausgabekanäle hinweg. Es ist daher kein Ersatz für ein Redaktionssystem – sondern in vielen Fällen ein möglicher Zielkanal für die Inhalte daraus.
Translation-Management-System (TMS)
Ein TMS unterstützt die Organisation von Übersetzungsprozessen. Es verwaltet Sprachressourcen, Terminologie, Übersetzungsaufträge und stellt häufig Schnittstellen zu sogenannten CAT-Tools (Computer Aided Translation) bereit.
Ein TMS ergänzt ein Redaktionssystem ideal, ersetzt es aber nicht. Während das Redaktionssystem die Inhalte strukturiert aufbereitet und versioniert, sorgt das TMS dafür, dass diese Inhalte effizient und konsistent in andere Sprachen übertragen werden.
Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Ein DMS konzentriert sich auf die Ablage, Versionierung und Archivierung von kompletten Dokumenten – etwa Verträge, Rechnungen, Akten oder interne Schriftstücke.
Ein DMS eignet sich hervorragend zur Archivierung und zum Dokumentenzugriff, bietet jedoch keine Funktionen zur modularen Inhaltserstellung, Variantensteuerung oder Mehrfachverwendung einzelner Textbausteine. Es ist also kein Werkzeug für die redaktionelle Arbeit – wohl aber ein nützlicher Partner im Gesamtprozess der Dokumentenverwaltung.
Zusammenfassend gilt:
- Ein CMS hilft beim Veröffentlichen,
- ein TMS beim Übersetzen und
- ein DMS beim Archivieren.
Aber nur ein Redaktionssystem ermöglicht die strukturierte, modulare Erstellung und Verwaltung von Inhalten, wie sie in der technischen Redaktion oder der mehrsprachigen Produktkommunikation benötigt wird.
Ein Beispiel
Ein international agierender Hersteller technischer Geräte stand vor der Aufgabe, Produktdokumentationen für über 70 Gerätekonfigurationen in zehn Sprachen bereitzustellen – inklusive Sicherheits- und Wartungshinweisen. Früher wurden die Handbücher manuell in Word gepflegt, was zu Redundanzen, Fehlern und hohem Übersetzungsaufwand führte.
Nach Einführung eines Redaktionssystems wurden die Inhalte in strukturierte Module zerlegt: Sicherheitshinweise wurden nun zentral gepflegt und in allen passenden Dokumenten automatisch verwendet. Durch die Anbindung an ein TMS konnten Übersetzungen gezielt aktualisiert werden. Das Unternehmen reduzierte seinen Übersetzungsaufwand um 40 % und beschleunigte die Produktdokumentation um mehrere Wochen – bei verbesserter Konsistenz.
Fazit
Ein Redaktionssystem ist kein Textverarbeitungsprogramm, kein Webseiteneditor, keine Übersetzungssoftware und keine digitale Ablage – sondern ein spezialisiertes Werkzeug für die strukturierte Erstellung, Pflege und Publikation komplexer Inhalte. Die klare Abgrenzung zu CMS, TMS und DMS ist entscheidend, um die richtige Systemwahl zu treffen und ein erfolgreiches Projekt aufzusetzen.
Sprechen Sie uns an, wenn Sie überlegen, ein Redaktionssystem einzuführen oder Ihre bestehende Systemlandschaft sinnvoll zu ergänzen. Wir unterstützen Sie bei der Anforderungsanalyse, Tool-Auswahl und Integration – praxisnah und technologieunabhängig. Unser Redaktionssystem OfficeForms eignet sich speziell für kleinere Redaktionen, bei denen Microsoft Word die technische Basis der Dokumentationsarbeit ist.
